浅谈文书档案工作

闵涛


　　档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

　　1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

　　2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

　　随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

　　文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。

　　文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设，建立长效培训机制。

　　首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则，选择课程内容。

　　相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。



电力部


关于印发《电力工业部供电工程贴费管理审计办法》的通知
1996年8月6日，电力部

部直属各单位、归口管理各单位：
为加强供电工程贴费管理，提高贴费使用效益，现将《电力工业部供电工程贴费管理审计办法》发给你们，请依照执行。

电力工业部供电工程贴费管理审计办法
第一条 为加强供电工程贴费（以下称贴费）管理，提高贴费资金使用效益，根据《审计法》和国家有关贴费的规定制订本办法。
第二条 贴费审计是指：对用户申请用电或增加用电容量时，应向供电部门交纳，由供电部门统一规划并负责建设的110千伏及以下各级电压外部供电工程建设和改造等费用的审计。
第三条 贴费实行同级审计，上级审计机构对所属供电企业的贴费管理应进行审计检查，必要时对重要项目进行直接审计。
第四条 审计依据：
（一）国家计委计投资〔1993〕116号《印发〈关于调整贴费标准和加强贴费管理的请示〉的通知》和国家颁布的有关贴费管理方面的规定；
（二）各网局（集团公司），省、市、区局（省、市、区公司）贯彻国务院颁发的法规制度所制定的实施细则、办法。
第五条 审计内容：主要是对贴费的收取、使用、管理进行审计监督。
审计要点是：
（一）贴费收取是否符合规定，有无自行提高标准或减、缓、免的；
（二）贴费使用范围是否严格按照规定执行，有无挪作他用，乱支乱用的；
（三）贴费工程项目概算中包括的生产、生活福利设施是否严格按照规定执行；
（四）与其他资金合并建设的项目，是否按照标准严格分摊建设资金；
（五）内控制度审计贴费项目、资金管理制度是否健全有效；
（六）审查用户增容申请书或审查同意的增容的供电方案，项目作业计划有关领导指示和业务部门发给的供电认可书，开工前施工队伍资质审查，工程施工、竣工管理和工程质量验收记录等手续是否健全。
第六条 贴费项目实行全过程的审计，以前期审计为主，其中、竣工审计为辅的方法。贴费项目实行送达审计，业务主管部门根据项目计划安排，及时向审计部门提交审计项目申请，并提供以下审计必需的文件资料：
（一）贴费收取的有关政策、文件、规定，贴费内部管理和控制制度；
（二）用户增容申请、业务部门审批等记录；
（三）有关的会计凭证，贴费收取凭单；
（四）项目计划申请表，贴费工程支出明细账和项目完工结算报表等。
第七条 审计机构应根据贴费审计工作特点，并可选择有一定数量的工程技术人员参加贴费项目审计。
第八条 贴费项目审计程序、审计工作职责、问题的纠正与处理，按照《电力工业部审计工作实施办法》执行。
第九条 各网局（集团公司）、省市、区局（省、市、区电力公司）根据本办法制定实施细则。
第十条 本办法由电力工业部解释。
第十一条 本办法自颁布之日起实施。